Transformer un enregistrement de réunion en notes et actions à suivre

Une transcription indique ce qui a été dit. Les notes de réunion répondent à une autre question : que se passe-t-il ensuite ? Servez-vous de l’enregistrement comme preuve pour dégager les décisions, les questions ouvertes et les tâches.

Avant d’enregistrer

Prévenez les participants et vérifiez les règles de votre organisation sur le consentement et la conservation des données. Ajoutez l’objectif et l’ordre du jour à l’invitation pour pouvoir ensuite classer la transcription par sujet.

Une méthode en cinq étapes

1. Obtenez un son exploitable. Choisissez une pièce calme ou un casque. Dans un grand groupe, demandez aux intervenants de se présenter. La qualité audio influe sur toutes les étapes suivantes.
2. Transcrivez, puis vérifiez. Importez l’audio dans un outil de transcription ou enregistrez avec un outil qui en crée une. Réécoutez les noms, chiffres, dates et passages où plusieurs personnes parlent en même temps.
3. Distinguez les résultats des échanges. Consacrez une section aux décisions, une aux questions ouvertes et une au contexte utile. Une proposition ne devient une décision que lorsque le groupe l’accepte.
4. Transformez les engagements en actions. Chaque action doit avoir un résultat précis, une personne responsable et une échéance, ou indiquer que la date reste à fixer. Le guide de l’Université de Californie à Berkeley recommande de noter les responsabilités et les délais, puis d’en assurer le suivi.
5. Envoyez un compte rendu bref. Partagez rapidement les notes, demandez aux participants de corriger les erreurs et suivez les actions restantes dans l’outil habituel de l’équipe.

Modèle de compte rendu

« Alex enverra la nouvelle version du texte d’accueil jeudi » est vérifiable ; « parler de l’accueil » ne l’est pas. Le guide de l’Université de Toledo recommande également d’inscrire décisions, actions, responsables et échéances.

À vérifier avant le partage

Un résumé automatique peut prendre une suggestion pour une décision ou attribuer une tâche à la mauvaise personne. Vérifiez chaque décision et action dans le passage correspondant de la transcription. Si la réunion contenait des informations sensibles, ne partagez les notes qu’avec les personnes concernées et respectez votre politique de conservation.

Graasp: AI Note Taker peut transformer un enregistrement ou un fichier audio en transcription et en résumé. Vérifiez les notes dans la transcription, puis reportez les actions confirmées dans l’outil de suivi de votre équipe.